Bentuk dan Operasi File
Sebuah
file adalah sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa sehingga
informasi ini dapat diperoleh kembali untuk penggunaan selanjutnya. Sistem
akuntansi komputer menggunakan banyak bentuk file. Sebagian besar record akuntansi
termuat dalam bentuk sebuah bentuk file, yaitu file data. Sebelum memeahami
cara sistem memperoleh kembali informasi dari file data, Anda sebaiknya
mengetahui bentuk file. Semua file digolongkan menurut teknik yang digunakan
dan menurut isinya adapun mengenai penggolongan file tersebut akan dipaparkan
di bawah ini.
a. Penggolongn
file menurut tekniknya
Bila digolongkan
menurut tekniknya, file dapat berupa file manual dan komputer. Sebuah file
manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca, dan digunakan
manusia. File yang kedua ini tidak dapat dibaca oleh manusia tanpa tambahan
pemrosesan komputer.
b. Program
file menurut isinya
Semua file yang
digunakan dalam suatu sistem komputer adalah file program maupun file data.
Sistem pengoperasian berhubungan dengan setiap bentuk file dalam cara yang
berbeda. Ada lima jenis file data akuntansi, yaitu:
·
FILE MASTER. Terdiri dari catatan
relatif parmanen yang ditambahkan dan dihapus secara tidak teratur selama
pemeliharaan file. Keseimbangan data diubah selama pembaharuan file.
·
FILE TRANSAKSI. Catatan dipindahkan dari
file setelah penempatan. Data yang seimbang merubah master catatan selama
perubahan file.
·
FILE BACKUP. Duplikat salinan dari file
yang lain yang mampu membuat kembali file yang asli kalau hilang atau rusak.
·
FILE ARSIP. File yang disimpan untuk
beberapa tahun sebagai sebuah catatan untuk tujuan historis atau referensi.
·
FILE CORETAN. File yang digunakan untuk
program komputer.
Sistem akuntansi
memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file
komputer. Secara sistem, sama dengan operasi yang digunakan dalam sistem
manual. Namaun demikian terminologi yang digunakan mungkin baru. Memahami
konsep ini sebelum mempelajari cara file diproses adalah penting. Ada empat
yang lazim digunakan pada file komputer, yaitu:
a. Operasi
pengupdetan
Pada operasi update
file, program komputer mengubah data neraca pada record file master. Inilah
program komputer yang ekuivalen dengan memposting ke buku lajur pada sistem
manual. Bila suatu sistem posting transaksi, maka sistem ini juga mengupdate
suatu file master. Kedua istilah ini menunjukan salah satu prosedur yang
diaplikasikan oleh sistem komputer pada sebuah transaksi tersebut.
Pada sistem pemrosesan
batch, proses update menggunakan file master lama dan satu file transaksi yang
berisikan berkas transaksi untuk diposting. Suatu program komputer menambah
data neraca pada record yang memiliki field kunci sama dalam file master untuk
setiap record dalam file transaksi. Hal ini akan menghasilkan file master baru
dengan data neraca terupdate. Sistem akuntansi selanjutnya mungkin
mengaplikasikan proses lain pada file master yang baru tadi, seperti pada
gambar dibawah ini.
- In batch processing system
- In an on-line real-time
b. Operasi
sort file
Pada operasi sort,
program komputer mengurutkan kembali record pada file data. Hal ini
menghasilkan suatu file yang didalamnya semua record secra fisik tersusun pada
media penyimpanan (hardisk), dalam sebuah urutan yang ditentukan oleh salah
satu field dalam setiap record. Pada aplikasi akuntansi, field ini seringkali
berupa field kunci primer.
Sistem pemrosesan batch
secara rutin mengaplikasikan operasi sort pada file transaksi sebelum
menampilkan operasi update. Sebagai contoh sebuah program mensortir file
transaksi order penjualan ke dalam order nomor pelanggan sebelum mengupdate
sebuah file master, seperti terlihat pada gambar berikut ini.
c. Operasi
penggabungan file
Operasi merge,
menggabungkan dua file urut menjadi file ketiga yang urutannya sama. Dengan
demikian, program yang menampilkan operasi ini menggabungkan dua buah file
transaksi menjadi sebuah file yang ketiga sebelum mengupdatekan. Penggabungan
akan efesien bila terjadi dua kondisi yaitu (1) transaksi dimasukan kedalam
file transaksi lebih sering daripada munculnya operasi update dan (2) file-file
transaksinya besar. Perhatikan contoh yang ditujukkan dalam sistem entri order
penjualan pada gambar di bawah ini untuk memahami mengapa operasi merge ini
berguna.
d. Operasi
maintenance file
Dalam operasi
pemeliharaan file, program komputer mengubah data referensi dalam satu file
master, menambah record, atau menghapusnya. Dengan cara ini, komputer program
mengelola data referensi dalam file. Seabagai contoh, data referensi pada file
master pelanggan meliputi field yang berisi alamat pelanggan. Suatu program
maintenance file mengubah isi field ini bilamana alamat si pelanggan berubah.
Bila perusahaan mendapat pelanggan baru, maka program ini menambahkan record
baru pada file master.
Dalam sistem pemrosesan
batch, maintenance file secara rutin muncul sebelum update file. Hal ini
menhindari usaha mengupdate record master baru yang menunggu ditambahkan pada
file master. Dalam sistem on-line real time, seorang petugas menjalankan
program maintenance file pada sebuah terminal on-line. Petugas ini membuat
perubahan satu per satu pada file master.
0 comments:
Post a Comment