Bentuk dan Operasi File (Sistem Informasi Akuntansi)

Bentuk dan Operasi File

Sebuah file adalah sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa sehingga informasi ini dapat diperoleh kembali untuk penggunaan selanjutnya. Sistem akuntansi komputer menggunakan banyak bentuk file. Sebagian besar record akuntansi termuat dalam bentuk sebuah bentuk file, yaitu file data. Sebelum memeahami cara sistem memperoleh kembali informasi dari file data, Anda sebaiknya mengetahui bentuk file. Semua file digolongkan menurut teknik yang digunakan dan menurut isinya adapun mengenai penggolongan file tersebut akan dipaparkan di bawah ini.

a.       Penggolongn file menurut tekniknya

Bila digolongkan menurut tekniknya, file dapat berupa file manual dan komputer. Sebuah file manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca, dan digunakan manusia. File yang kedua ini tidak dapat dibaca oleh manusia tanpa tambahan pemrosesan komputer.

b.      Program file menurut isinya

Semua file yang digunakan dalam suatu sistem komputer adalah file program maupun file data. Sistem pengoperasian berhubungan dengan setiap bentuk file dalam cara yang berbeda. Ada lima jenis file data akuntansi, yaitu:

·         FILE MASTER. Terdiri dari catatan relatif parmanen yang ditambahkan dan dihapus secara tidak teratur selama pemeliharaan file. Keseimbangan data diubah selama pembaharuan file.

·         FILE TRANSAKSI. Catatan dipindahkan dari file setelah penempatan. Data yang seimbang merubah master catatan selama perubahan file.

·         FILE BACKUP. Duplikat salinan dari file yang lain yang mampu membuat kembali file yang asli kalau hilang atau rusak.

·         FILE ARSIP. File yang disimpan untuk beberapa tahun sebagai sebuah catatan untuk tujuan historis atau referensi.

·         FILE CORETAN. File yang digunakan untuk program komputer.

Sistem akuntansi memakai komputer secara rutin menggunakan prosedur tertentu saat memproses file komputer. Secara sistem, sama dengan operasi yang digunakan dalam sistem manual. Namaun demikian terminologi yang digunakan mungkin baru. Memahami konsep ini sebelum mempelajari cara file diproses adalah penting. Ada empat yang lazim digunakan pada file komputer, yaitu:

a.       Operasi pengupdetan

Pada operasi update file, program komputer mengubah data neraca pada record file master. Inilah program komputer yang ekuivalen dengan memposting ke buku lajur pada sistem manual. Bila suatu sistem posting transaksi, maka sistem ini juga mengupdate suatu file master. Kedua istilah ini menunjukan salah satu prosedur yang diaplikasikan oleh sistem komputer pada sebuah transaksi tersebut.

Pada sistem pemrosesan batch, proses update menggunakan file master lama dan satu file transaksi yang berisikan berkas transaksi untuk diposting. Suatu program komputer menambah data neraca pada record yang memiliki field kunci sama dalam file master untuk setiap record dalam file transaksi. Hal ini akan menghasilkan file master baru dengan data neraca terupdate. Sistem akuntansi selanjutnya mungkin mengaplikasikan proses lain pada file master yang baru tadi, seperti pada gambar dibawah ini.

•      In batch processing system

•      In an on-line real-time

b.      Operasi sort file

Pada operasi sort, program komputer mengurutkan kembali record pada file data. Hal ini menghasilkan suatu file yang didalamnya semua record secra fisik tersusun pada media penyimpanan (hardisk), dalam sebuah urutan yang ditentukan oleh salah satu field dalam setiap record. Pada aplikasi akuntansi, field ini seringkali berupa field kunci primer.

Sistem pemrosesan batch secara rutin mengaplikasikan operasi sort pada file transaksi sebelum menampilkan operasi update. Sebagai contoh sebuah program mensortir file transaksi order penjualan ke dalam order nomor pelanggan sebelum mengupdate sebuah file master, seperti terlihat pada gambar berikut ini.

c.       Operasi penggabungan file

Operasi merge, menggabungkan dua file urut menjadi file ketiga yang urutannya sama. Dengan demikian, program yang menampilkan operasi ini menggabungkan dua buah file transaksi menjadi sebuah file yang ketiga sebelum mengupdatekan. Penggabungan akan efesien bila terjadi dua kondisi yaitu (1) transaksi dimasukan kedalam file transaksi lebih sering daripada munculnya operasi update dan (2) file-file transaksinya besar. Perhatikan contoh yang ditujukkan dalam sistem entri order penjualan pada gambar di bawah ini untuk memahami mengapa operasi merge ini berguna.

d.      Operasi maintenance file

Dalam operasi pemeliharaan file, program komputer mengubah data referensi dalam satu file master, menambah record, atau menghapusnya. Dengan cara ini, komputer program mengelola data referensi dalam file. Seabagai contoh, data referensi pada file master pelanggan meliputi field yang berisi alamat pelanggan. Suatu program maintenance file mengubah isi field ini bilamana alamat si pelanggan berubah. Bila perusahaan mendapat pelanggan baru, maka program ini menambahkan record baru pada file master.

Dalam sistem pemrosesan batch, maintenance file secara rutin muncul sebelum update file. Hal ini menhindari usaha mengupdate record master baru yang menunggu ditambahkan pada file master. Dalam sistem on-line real time, seorang petugas menjalankan program maintenance file pada sebuah terminal on-line. Petugas ini membuat perubahan satu per satu pada file master.