Pendekatan pemrosesan Data (Sistem Informasi Akuntansi)

Pendekatan pemrosesan Data

Ada empat macam pendekatan untuk memproses data dalam sistem akuntansi. Meskipun beberapa pendekatan mengunakan bentuk teknologi yang lebih lama, banyak perusahaan masih menggunakannya untuk aplikasi tertentu. Sebagian perusahaan memiliki sistem akuntansi yang menggunakan semua pendekatan tersebut. Empat pendekatan tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Manual system

Sistem manual tidak menggunakan komputer dalam pemrosesan database akuntansi. Beberapa dekade yang lalu semua sistem adalah sistem manual. Sekarang sebagian besar sistem akuntansi adalah kombinasi dari proses manual dan komputer. Manusia melakukan proses yang ditampilkan dalam sistem manual. Pada sistem manual besar pada tahun 30-an dan 40-an, ratusan petugas menjurnal transaksi ini pada jurnal dan buku besar yang dapat dibaca oleh orang.

Saat ini, perusahaan kadang-kadang memproses transaksi secara manual dengan sistem sekali tulis. Sistem ini menggunakan bundel dengan dokumen, halaman, dan kartu lajur yang dicetak khusus dan dilapisi dengan tinta hitam di salah stu sisinya. Bila seorang petugas menulis transaksi pada dokumen, lapisan tinta ini memindahkan informasi kehalaman atau kartu lainnya yang tertempel dibelakangnya dalam satu bundel.

b.      Batch suquntial processing  system

Sistem komputer pertama menggunakan metode pemrosesan bendel (betch). Sistem permulaan ini mengandalkan masukan data. Dengan aplikasi sistem pemrosesan urut  bendel/batch, seorang petugas menulis data yang penting untuk pencatatan transaksi akuntansi. Mereka kemudian mengakumulasi data dengan bendelan misalnya 50 dokumaen per bandel dan membawa berkas ini kepada petugas entry-data yang mengubah berkas tersebut kedalam bentuk yang terbaca oleh komputer. Pada sistem komputer modern dengan on-line sistem, setiap berkas menjadi sebuah file transaksi komputer. Setelah melewati proses entri secara on-line, program komputer memproses transaksi seacara keseluruhan berkas dalam satu waktu. Petugas pengendaliaan data dibagian MIS memantau pemrosesan ini untuk memastikan bahwa setiap berkas tetap utuh. Tidak satupun transaksi boleh hilang atau ditambah untuk setiap bendel/berkas. Seperti pada gambar di bawah ini:
 

c.       Batch system with on-line inquiry

Banyak perusahaan mengganti file pita mengetik dengan sarana on-line dalam sistem pemrosesesan batch. Mereka membuat perkembangan nyata tanpa mengganti sistemnya. Mereka melakukannya dengan menyediakan kemampuan pemeriksaan on-line. Kemampuan seperti ini berarti, pengguna pada satu terminal dapat memanggil kembali data dari suatu file data akuntansi yang terletak di sarana on-line. Sebagai contoh, seorang petugas penjualan mungkin ingin mengetahui apakah seorang nasabah telah melampaui batas kreditnya. Pada sistem pengecekan on-line, petugas tadi selanjutnya memutuskan tentang boleh atau tidaknya memberi kredit kepeda nasabah. Bila penjualan sudah terjadi, maka sistem mengirimkan transaksi ke lajur komputer dengan menggunakan prosedur pemrosesan batch. Seperti pada gambar di bawah ini:

d.      On-line real time system

Bila dipandang perlu bahwa para petugas dan manejer memiliki akses pada data yang muktakhir, maka perusahaan mengimplementasikan sistem on-line real time. Sistem batch mengaplikasikan langkah tunggal pemrosesan, misalnya validasi, sort, print, atau update pada keseluruhan batch transaksi sebelum melakukan langkah berikutnya. Sistem on-line real time mengaplikasikan semua proses menjadi sebuah transaksi sebelum melanjutkan langkah transaksi berikutnya. Hal ini berarti bahwa hasil pemrosesan segera dapat tersaji kepada petugas atau manajer yang memasukan data pada sistem.

Sistem ini tak terhingga nilainya untuk maksud manajemen, misalnya pencatatan reservasi pemesanan tiket pesawat terbang. Banyak perusahaan menggunakan sistem ini, juga pada sistem akuntansi. Sistem on-line rekening dapat diterima yang memungkinkan petugas penjualan menetukan saldo terakhir pelanggan. Sistem barang on-line memungkinkan petugas yang sama menentukan bahwa produk yang diminta oleh pembeli pada saat itu juga tersedia. Sebagai ilustrasi dari bentuk on-line real time system dapat dilihat pada gambar di bawah ini: