KERANGKA SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Sistem dan Prosedur di dalam SIA

  

Sistem dan prosedur merupakan bagian integral tugas manajemen, sehingga tampak adanya keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur. Oleh karena itu, dalam membahas sistem informasi akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem informasi akuntansi. Defenisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut:

SISTEM adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

PROSEDUR adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dair defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur. Sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan krelikal. Kegiatan krelikal dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih memindahkan dan membanding-

kan. Sistem dan prosedur pada umumnya dibagi atas dua macam, yaitu:

a.   Blue Collar System and Procedures

Sistem dan prosedur yang berada misalnya di pabrik, bengkel dan proyek konstruksi.

b.   White Collar System and Procedures

Sistem dan prosedur yang biasanya dipakai dalam kegiatan yang sifatnya administratif dalam arti luas, misalnya dalam operasi perkantoran dan biasanya dapat dipraktekan dengan buku pedoman, mesin, dan manusia

Hal lain yang perlu dipertimbangkan sehubungan dengan ruang lingkup aktivitas sistem dan prosedur adalah jenis upaya yang dilakukan. Beberapa jenis upaya yang dikenal adalah sebagai berikut:

a.    Membuat rancangan sistem dan prosedur untuk memproses pekerjaan baru yang kelak akan dilaksanakan.

b.   Mempersiapkan prsedur secara tertulis untuk pertama kalinya untuk proses pekerjaan yang sudah berjalan.

c.    Mempersiapkan, menerbitkan, dan memelihara buku petujuk sistem dan prosedur.

d.   Menilai, menganalisis, dan mengembangkan buku pedoman sistem dan prosedur.

e.    Membangun dan menjalankan pengawasan sistem dan prosedur.

f.    Menciptakan kesadaran di antara para pejabat perusahaan mengenai perlunya respons kontinyu atas sistem dan prosedur yang telah diketahui, diperkirakan, atau ditemukan kekurangan.

g.   Membentuk kemampuan supervisor lini dan para manajer untuk mengenal dan melakukan penyesuaian atas masalah sistem dan prosedur.

   Peran Komputer di dalam SIA

Di masa sekarang ini, apalagi pada masa yang akan datang, tugas-tugas atau pekerjaan manusia dalam organisasi banyak yang telah dapat digantikan oleh komputer termasuk dalam bidang akuntansi. Sulit rasanya menghindari teknologi ini, apalagi jika organisasi memang telah saatnya perlu dibantu oleh komputer. Dalam uraian ini yang kaitannya untuk bidang akuntansi ini, sudah selayaknya memasukan unsur komputer dalam perusahaan buku ini. Sistem informasi yang berbasis komputer pada mulanya terfokus pada data atau sering disebut dengan data processing. Akhir-akhir ini, istilah tersebut telah banyak berubah dan menjadi sistem informasi akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

Konsep penggunaan komputer sebagia sistem informasi manajemen dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep ini segerah diterima oleh banyak perusahaan, tetapi dalam perjalanannya tidaklah selalu mulus. Akibatnya, sebagian perusahaan meninggalkan SIM dan kembali ke data processing, DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan kepada satu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang dibuat oleh manajer. Pada saat DSS berkembang, perhatian juga terfokus pada aplikasi komputer yang lain, yaitu otomatisasi kantor yang dapat memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui alat-alat elektronik. Saat ini sedang berlangsung penerapkan kecerdasan buatan bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasarnya, komputer dapat di program untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan kmputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya. Di satu pihak, komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dalam sistem informasi akuntansi. Akan tetapi, di lain pihak diperlukan teknik-teknik pengawasan yang berbeda dengan yang digunkan dalam cara manual untuk menjamin ketelitian dan keamanan dalam memproses data dan menjaga harta milik perusahaan. Beberapa tahapan proses pengolahan data yang memperoleh manfaat besar dari penggunaan komputer adalah:

a.    Verifikasi

Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi, dan lain-lainnya.

b.   Sortir

Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya, kumpulan faktur penjulan dapat disortir ke dalam klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjulan, dan lain sebagainya.

c.    Transmission

Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat ke tempat lainya dengan cepat. Misalnya, data dari satu file dipindahkan ke file lainnya.

d.   Perhitungan

Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat. Misalnya, menghitung saldo rekening sesudah adanya posting menghitung jumlah sekelompok transaksi, dan lain sebagainya.

Pembahasan sistem informasi dalam buku ini didasarkan pada penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi karena kemampuan komputer yang sangat bermanfaat bagi suatu sistem informasi dan karena perkembangan jumlah perusahaan yang mengelolah datanya dengan komputer. Hal-hal utama yang perlu diketahui mengenai sistem komputer adalah bahwa sebagai suatu kesatuan sistem, komputer memiliki beberapa unsur pokok, seperti dijelaskan berikut ini:

a.    Perangkat keras (hardware)

Peralatan mesin itulah yang dimaksud sebagai perangkat keras. Bagian utama sistem komputer terdiri dari CPU, memory, monitor, keyboard, dan printer.

b.   Perangkat lunak (software)

Perangkat ini berperan sebagai pengatur kerja komputer. Perangkat lunak komputer terdiri dari sistem software, programing language, dan package software.

c.    Tenaga ahli (bainware)

Para ahli yang bekerja untuk membangun dan mengelola sistem informasi yang berbasis komputer, biasanya terdiri atas sistem analis, programmer, operator, spesialis jaringan, dan database administrator.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi

Oleh : Tata Sutabri, S. Kom., MM (2004)