KERANGKA SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Sistem dan Prosedur di dalam SIA

  

Sistem dan prosedur merupakan bagian integral tugas manajemen, sehingga tampak adanya keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur. Oleh karena itu, dalam membahas sistem informasi akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem informasi akuntansi. Defenisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut:

SISTEM adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

PROSEDUR adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dair defenisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur. Sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan krelikal. Kegiatan krelikal dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal dan buku besar, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih memindahkan dan membanding-

kan. Sistem dan prosedur pada umumnya dibagi atas dua macam, yaitu:

a.   Blue Collar System and Procedures

Sistem dan prosedur yang berada misalnya di pabrik, bengkel dan proyek konstruksi.

b.   White Collar System and Procedures

Sistem dan prosedur yang biasanya dipakai dalam kegiatan yang sifatnya administratif dalam arti luas, misalnya dalam operasi perkantoran dan biasanya dapat dipraktekan dengan buku pedoman, mesin, dan manusia

Hal lain yang perlu dipertimbangkan sehubungan dengan ruang lingkup aktivitas sistem dan prosedur adalah jenis upaya yang dilakukan. Beberapa jenis upaya yang dikenal adalah sebagai berikut:

a.    Membuat rancangan sistem dan prosedur untuk memproses pekerjaan baru yang kelak akan dilaksanakan.

b.   Mempersiapkan prsedur secara tertulis untuk pertama kalinya untuk proses pekerjaan yang sudah berjalan.

c.    Mempersiapkan, menerbitkan, dan memelihara buku petujuk sistem dan prosedur.

d.   Menilai, menganalisis, dan mengembangkan buku pedoman sistem dan prosedur.

e.    Membangun dan menjalankan pengawasan sistem dan prosedur.

f.    Menciptakan kesadaran di antara para pejabat perusahaan mengenai perlunya respons kontinyu atas sistem dan prosedur yang telah diketahui, diperkirakan, atau ditemukan kekurangan.

g.   Membentuk kemampuan supervisor lini dan para manajer untuk mengenal dan melakukan penyesuaian atas masalah sistem dan prosedur.

   Peran Komputer di dalam SIA

Di masa sekarang ini, apalagi pada masa yang akan datang, tugas-tugas atau pekerjaan manusia dalam organisasi banyak yang telah dapat digantikan oleh komputer termasuk dalam bidang akuntansi. Sulit rasanya menghindari teknologi ini, apalagi jika organisasi memang telah saatnya perlu dibantu oleh komputer. Dalam uraian ini yang kaitannya untuk bidang akuntansi ini, sudah selayaknya memasukan unsur komputer dalam perusahaan buku ini. Sistem informasi yang berbasis komputer pada mulanya terfokus pada data atau sering disebut dengan data processing. Akhir-akhir ini, istilah tersebut telah banyak berubah dan menjadi sistem informasi akuntansi untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan.

Konsep penggunaan komputer sebagia sistem informasi manajemen dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep ini segerah diterima oleh banyak perusahaan, tetapi dalam perjalanannya tidaklah selalu mulus. Akibatnya, sebagian perusahaan meninggalkan SIM dan kembali ke data processing, DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan kepada satu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang dibuat oleh manajer. Pada saat DSS berkembang, perhatian juga terfokus pada aplikasi komputer yang lain, yaitu otomatisasi kantor yang dapat memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui alat-alat elektronik. Saat ini sedang berlangsung penerapkan kecerdasan buatan bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasarnya, komputer dapat di program untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan kmputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya. Di satu pihak, komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dalam sistem informasi akuntansi. Akan tetapi, di lain pihak diperlukan teknik-teknik pengawasan yang berbeda dengan yang digunkan dalam cara manual untuk menjamin ketelitian dan keamanan dalam memproses data dan menjaga harta milik perusahaan. Beberapa tahapan proses pengolahan data yang memperoleh manfaat besar dari penggunaan komputer adalah:

a.    Verifikasi

Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka-angka yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode yang digunakan, pengecekan kelayakan jumlah rupiah dari transaksi, dan lain-lainnya.

b.   Sortir

Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data ke dalam beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya, kumpulan faktur penjulan dapat disortir ke dalam klasifikasi langganan, jenis produk, daerah penjulan, dan lain sebagainya.

c.    Transmission

Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat ke tempat lainya dengan cepat. Misalnya, data dari satu file dipindahkan ke file lainnya.

d.   Perhitungan

Dengan komputer, perhitungan-perhitungan dapat dilakukan dengan cepat. Misalnya, menghitung saldo rekening sesudah adanya posting menghitung jumlah sekelompok transaksi, dan lain sebagainya.

Pembahasan sistem informasi dalam buku ini didasarkan pada penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi karena kemampuan komputer yang sangat bermanfaat bagi suatu sistem informasi dan karena perkembangan jumlah perusahaan yang mengelolah datanya dengan komputer. Hal-hal utama yang perlu diketahui mengenai sistem komputer adalah bahwa sebagai suatu kesatuan sistem, komputer memiliki beberapa unsur pokok, seperti dijelaskan berikut ini:

a.    Perangkat keras (hardware)

Peralatan mesin itulah yang dimaksud sebagai perangkat keras. Bagian utama sistem komputer terdiri dari CPU, memory, monitor, keyboard, dan printer.

b.   Perangkat lunak (software)

Perangkat ini berperan sebagai pengatur kerja komputer. Perangkat lunak komputer terdiri dari sistem software, programing language, dan package software.

c.    Tenaga ahli (bainware)

Para ahli yang bekerja untuk membangun dan mengelola sistem informasi yang berbasis komputer, biasanya terdiri atas sistem analis, programmer, operator, spesialis jaringan, dan database administrator.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi

Oleh : Tata Sutabri, S. Kom., MM (2004)

Read More

KERANGKA SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Akuntansi dan teknologi informasi

Model akuntansi memungkinkan dua bentuk pemrosesan, yaitu pemrosesan transaksi danpemrosesan informasi. Pemrosesan transaksi menyajikan informasi catatan prestasi dan informasi pengarah perhatian sedangkan pemrosesan informasi dipusatkan pada informasi untuk pengambilan keputusan.

a.    Pemrosesan akuntansi

Transaksi merupakan peristiwa-peristiwa ekonomi yang dapat diukur dalam satuan keuangan yang mempengarui harta dan ekuitas keuangan perusahaan dan yang tercermin dalam rekening serta ikhtisar keuangan perusahaan. Transaksi ekstern terjadi akibat pertukaran antara perusahaan dan pihak-pihak luar. Transaksi intern terjadi akibat operasi intern perusahaan. Walaupun tiap-tiap perusahaan menjumpai sangat banyak transaksi, beberapa jenis pokok transaksi lazim dialami kebanyakan perusahaan.

b.   Pemrosesan informasi

Pemrosesan ini melibatkan penggunaan model pengambilan keputusan, seperti model model akuntansi manajerial. Beberapa dari masukan yang dibutuhkan diperoleh sebagai hasil samping pemrosesan transaksi. Tetapi banyak dari masukan yang harus diproses dari sumber-sumber lain, baik intern maupun ekstern.

Gambar 1.4Hubungan pemrosesan transaksi dan pemrosesan informasi

Istilah sistem informasi akuntansi meliputi pemanfaatan teknologi informasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai. Komputer digunakan pada seluruh jenis sistem iformasi. Teknologi informasi mencakup komputer dan teknologi lain yang digunakan untuk memproses informasi. Setiap organisasi yang menggunakan komputer untuk memproses data transaksi memiliki fungsi sistem informasi. Fungsi sistem informasi bertanggung jawab untuk pengolahan data. Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling mendasar dalam organisasi. Fungsi sistem informasi dalam organisasi telah berevolusi dari struktur organisasi sederhana yang meliputi beberapa orang saja sampai sapai struktur yang kompleks yang meliputi banyak spesialis bermutu.

Otomasi kantor adalah istilah umum yang menjelaskan pemanfaatan teknologi informasi didalam kantor atau tempet kerja. Sistem otomasi kantor terdiri dari teknologi elektronik yang memungkinkan untuk memproses beragam pesan dan dokumen. Otomasi kantor meningkatkan produktivitas dengan mereduksi waktu dan biaya pemrosesan komonikasi bisnis. Beberapa teknologi informasi yang mendukung keberadaan sistem informasi akuntansi di satu perusahaan meliputi:

a.          Sistem pengubah tampilan dokumen (document image system)

Sistem ini menggunakan komputer untuk secara digital menangkap menyimpan, dan menampilkan dokumen, gambar, grafik, dan ilustrasi-ilustrasi lainnya dengan cara sama seperti pemrosesan digital atas gambar akan mengubah cara kerja dan biaya untuk melakukan itu. Dampak terbesar timbul di kantor-kantor perusahaan. Sistem pengubah tampilan dokumen dapat mendukung adanya paperless office. Pemrosesan kata atau teks dokumen menyimpan dan memproses hanya kata (teks) dokumen. Sistem pengubah tampilan dokumen memproses gambar digital tampilan dokumen, dokumen kertas di-scan secara optis langsung ke dalam komputer. Gambar dokumen itulah yang diproses, bukan dokumen itu sendiri.

Gambar elektronik bergerak dari satu sistem kerja ke stasiun kerja lainnya, menghemat ruang penyimpanan, mempercepet arus kerja, dan mengurangi kesalahan-kesalahan. Sistem pengubah tampilan dokumen membutuhkan lebih banyak penyimpanan komputer dan tenaga pemrosesan komputer dibandingkan sistem teks. Pengembangan komputer lanjutan dan disket optical, dengan kapasitas penyimpanan besar, memungkinkan sistem pengubah tampilan dokumen. Sistem ini juga dapat mengubah mesin faxsimili ke terminal komputer. Mesin faksimili digunakan untuk mentransmisikan gambar dokumen dari satu faksimili ke faksimili lainnya melalui saluran telepon. Beberapa sistem pengubah tampilan dokumen dapat menerima transmisi faksimili melalui saluran telepon yang memungkinkan masukan langsung dari gambar yang ditransmisikan ke dalam sistem komputer.

b.         Sistem tanggap cepat (quick response system)

Istilah sistem ini tampaknya sudah menjelaskan maksudnya sendiri. Tentu saja sistem ini tampaknya sudah menjelaskan maksudnya sendiri. Tentu saja sistem ini adalah yang “cepat” dan “responsif”. Akan tetapi lebih banyak berarti dalam konsep yang tanggap cepat. Sistem ini penting untuk gugus manajemen mutu (TQM) dlam bisnis. Gugus manajemen mutu adalah filosofi untuk melaksanakan sesuatu yang tepat dengan tepat pada saat pertama. TQM mensyaratkan produksi berkualitas tinggi, effisiensi operasional, dan pengembangan operasi secara terus menerus. TQM menekankan “kepuasan pelanggan” sebagai pemenuhan “obsesi pelanggan’. Dalam lingkungan dunia bisnis yang sangat konpetitif, TQM adalah strategi untuk bertahan. Beberapa teknologi berinteraksi untuk membuat sistem tanggap cepat layak digunakan.Standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak serta pergerakan kearah sistem terbuka telah membuat inter koneksi sistem komputer menjadih lebih mudah. Pertukaran data elektronik (electronic data interchange / EDI) adalah hal esensial bagi sistem tanggap cepat, tetapi itu saja tidak mencukupi. Kode prodak universal (UPC) untuk mengidentifikasi produk dan teknologi scaning, seperti pada terminal eceran dipenjualan (POS), adalah teknologi esensial lainnya.

c.       Sistem komputer terpadu manupaktur (Manufacture integrated computer system)

Sistem ini adalah pendekatan terpadu untuk memanfaatkan teknologi informasi pada perusahaan manufaktur. Komponen-komponen sistem ini biasanya mencakup stasiun-stasiun kerja (CAD), sistem pengawasan dan pengendalian produksi tepat waktu, dan sistem pengawasan dan pengendalian produksi tepat waktu, dan sistem pemesanan dan pengendalian produksi tepat waktu, dan sistem pemesanan dan pengendalian persediaan. Komponen-komponen sistem ini dihubungkan melalui jaringan komputer dan dilengkapi dengan pengoperasian rancangan sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung operasi distribusi. Sistem ini mereduksi biaya informasi. Melalui EDI memungkinkan hubungan yang lebih dekat antara pemroduksi, pemasok, dan pelanggan.

Otomasi data sumber aktivitas produksi adalah hal yang esensial bagi sistem ini, maka mesisn pembaca kode bar dan teknologi scanning merupakan komponen komponen sistem yang penting. Jika anda melihat bagian bawah badan sebuah mobil, Anda akan melihat banyak simbol kode bar pada banyak bagian, simbol kode bar serupa dengan kode bar dengan UPC yang lasim terdapat pada poduk-produk konsumsi. Kode bar, yang lasim terdapat pada barang-barang pabrik seperti pada barang-barang konsumsi, memungkinkan komputer / robot mengidentifikasi barang, pemrosesan informasi, dan pengenalan produk-produk apa yang dibutuhkan.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi

Oleh : Tata Sutabri, S. Kom., MM (2004)

Read More

KERANGKA SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi SIA

Terdapat berbagai factor yang perlu diperhitungkan dalam menyusun system informasi akuntansi. Factor-faktor ini merupakan hal diluar sistem. Factor-faktor itu antara lain adalah perilaku manusia dalam organisasi, penggunaan metode kuantitatif dan juga penggunaan komputer sebagai alat bantu. Perilaku manusia dalam organisasi perlu di pertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi, karena sistem informasi itu tidak mungkin berjalan tanpa manusia. Factor pisikologis karyawan, baik yang melaksanakan proses data dalam sistem itu, maupun pihak-pihak yang menerima keluaran (output) dari proses itu perlu dipertimbangkan. Factor pisikologis ini menjadi penting karena bila terdapat ketidak puasan, bisa terjadi ketidak puasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk menghambat berjalannya sistem informasi tersebut.

Metode kuantitatif, seperti analisa regresi, program evaluation and riview technique (PERT) dan metode-metode statistik lainnya merupakan alat bantu yang penting bagi manajemen dalam rangka melaksanakan tugasnya dan mengambil keputusan. Metode ini akan lebih nampak manfaatnya bila proses data menggunakan kemampuan komputer. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer yang tinggi untuk memanifulasi data. Dengan metode kuantitatif ini, informasi yang dihasilkan yang menjadi dasar dalam mengambil keputusan oleh manajemen akan lebih terarah, sehingga keputusan yang dibuat akan lebih efektif. Penggunaan metode kuantitatif ini dalam hubungannya dengan sistem informasi, biasanya dikelompokan dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan menigkat. Para pemeki, terutama manajemen, akan dapat memanfaatkan metode kuantitatif dalam pengambilan keputusan.

1.2 Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer

Tugas pengolaan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akauntansi yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi informasi yang berguna bagi pihak yang internal maupun eksternal perusahaan, kecuali pesaing. Dengan jenis kegiatan yang demikian dapat diketahui beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi, yaitu melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegeng pada prosedur standar, mengenai data yang rinci, berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal.

Sebagai contoh, ada tiga subsistem dalam sistem distribusi. Pertama, berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, kedua berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok, dan ketiga berkaitan dengan pemeliharaan buku besar perusahaan. Selanjutnya, dua subsistem di atas, yaitu yang berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan dan pengisihan kembali persediaan, akan dibagi lagi menjadi sistem yang lebih kecil seperti disajikan berikut ini.

a.       Mengisi pesanan pelanggan

             1.      Pemasukan pelanggan

·         Mengedit data pesanan;

·         Menghitung pemeriksaan kredit;

·         ‘Log’ pesanan;

·         Menandai pesanan yang telah dipenuhi.

             2.      Persediaan

·         Memeriksa saldo persediaan dan titik pemesanan kembali;

·         Menambah jenis barang yang diterima;

·         Menyediakan data buku besar.

           3.      Penagihan

·         Mendapatkan data pelaggan;

·         Menyiapkan faktur.

           4.      Piutang dagang

·         Menambah piutang baru;

·         Penghapusan piutang yang telah dibayar;

·         Menyiapkan pernyataan dan data buku besar.

b.      Mengisi kembali persediaan

           1.      Pembelian

·         Memilih pemasok;

·         Mendapatkan komitmen lisan;

·         Menyiapkan pesan pembelian;

·         Menutup pesanan pembelian;

          2.      Penerimaan

·         Proses penerimaan;

·         Memberitahukan sistem lain;

         3.      Utang dagang

·         Membuat catatan pada pemasok;

·         Membayar pada pemasok;

·         Menghapus utang yang telah dibayar;

·         Menyediakan data buku besar.

Sumber : Buku Sistem Informasi Akuntansi

Oleh : Tata Sutabri, S. Kom., MM (2004)

Read More